Remote. Офис не обязателен

Последние годы всё больше корпораций переводит сотрудников на удаленную работу (июнь 2016, Билайн), хотя есть и обратные примеры возврата сотрудников в офисы (май 2017, IBM). Для небольших компаний удаленная работа уже не первый год привычная повседневность, а по прогнозам к 20-му году каждый 5-ый сотрудник в РФ будет работать удалённо. Удаленная работа актуальна не только для ИТ-компаний, но вообще для сферы услуг, все больше переходящей в онлайн: консалтинг, реклама, продажи, туризм, страхование, банки, адвокаты и т.д. Во всех производственных компаниях найдутся отдельные подразделения и функции, готовые к переводу на удаленную работу.

remote офис не обязателенВ 2013 году вышла книга «Remote. Офис не обязателен» от разработчиков Basecamp, ставшая вслед за предшественником «Rework. Бизнес без предрассудков» бестселлером, что подтверждается наличием 76 рецензий, опубликованных на сегодня на сайте издательства «МИФ». Книга Remote включена в план подготовки джедаев IT-Agency, что уже говорит о пользе.

Основная тема книги — эффективность и целесообразность удаленной работы для ряда отраслей и профессий — сегодня привычнее и понятнее, чем на момент публикации в 2013 году. Главы 1 и 2, растущие за преимущества и пользу удалённой работы, можно пропустить. В остальных главах хватает воды, но в неё разведен концентрат актуальных советов по организации взаимодействия, требования к персоналу, предостережения об опасностях и недостатках. Таких тоже хватает! На книгу опубликовано английское (платное) саммари, но нет русского. Ниже краткий концентрат важного, что отметил для себя и нашей компании.

Саммари книги «Remote. Офис не обязателен»

Глава 1 про то, чем так привлекательна и хороша удалённая работа

  • Тем кто переживает, как отпустить часть сотрудников работать удаленно, а не под присмотром стоит подумать о том, что много работы и так выполняется удаленно — аутсорсинг, подрядчики — никто из-за этого не переживает.
  • Удаленная работа наиболее подходит специальностям, где не важно затрачиваемое на работу время, но важен результат. Когда нет прямой корреляции время — добавленная стоимость результата.
  • Первоначальная эйфория у сотрудников от удаленной работы может смениться чувством изоляции и одиночества. Поэтому не надо крайностей, возможен и важен разумный компромисс между «удаленно» и «в офисе», который каждый сотрудник в состоянии определить для себя сам.
  • Удаленная работа — плюс не только для компании и сотрудников, но и общества. Меньше транспортного трафика и выбросов в атмосферу. Вспомнил дисциплину «корпоративная социальная ответственность» — привет, МВА!

Глава 2 про то, какие бывают аргументы против и в чём их несостоятельность

  • «Вместе и лично работать эффективнее» это очень часто иллюзия и самообман. Во-первых, технологии уже все позволяют; во-вторых, не спроста ведь «стало скучно — собери совещание».
  • «Дома люди постоянно отвлекаются» также отчасти миф. Люди на самом деле хотят работать и добиваться результатов. Но безусловно удаленная работа накладывает дополнительные требования, см. Главу 5.
  • «Нужен будет совет, никого не будет рядом» — порочная модель, порождает неэффективность. Тянущаяся с офиса привычка отвлекать друг друга, когда это тебе нужно. Когда тебе срочно кто-то нужен, вероятнее всего ты сам ранее что-то прозевал и плохо спланировал. Наконец если реально срочно, просто позвони.
  • «Угроза информационной безопасности». На самом деле проблема в людях, которые пишут простые пароли на листочках рядом с компьютером, топ-менеджеры и так разгуливают с незащищенными планшетами. «Что толку возводить стены, когда открыты главные ворота?» На страницах 67-69 полезный чек-лист по информационной безопасности и он больше про действия и привычки людей!
  • Как проверить, что люди реально работают? Нужно подбирать правильных людей и довеять им. См. пост 2013-го года Ричарда Бренcона, на который ссылаются авторы: «Чтобы успешно работать с другими людьми, вы должны доверять друг другу. Во многом это значит доверять своим сотрудникам делать своё дело, где бы они не находились, без присмотра».

Глава 3 об организации процесса удалённой работы

  • Удаленной работы не существует: а) без «времени перекрытия» — нескольких часов, когда штатные и удаленные сотрудники работают одновременно и находятся на связи друг с другом; б) без общего доступа к информации - облачному хранилищу файлов и т.п. (с этим сейчас уже совсем нет проблем).
  • M&M = managers & meetings. Проблема не в самих M&M's, но в частоте их использования. Удаленная работа отличный способ сократить M&M’s.
  • Запомнить, что не бывает часовых совещаний: если пришло 5 человек на час, то для компании это совещание на 5 часов.
  • Каждому стоит задуматься об эргономике своего рабочего места. Ортопедические стулья, столы для работы стоя.

Глава 4 про подводные камни и рифы в этой тихой гавани

  • Выгорание. Удаленная работа может быть опасна для увлеченных людей. Они так увлекаются, что жизненный баланс нарушается, грань между работой и личной жизнью размывается, человек оказывается всё время на работе и со временем «выгорает». Осложняется ситуация тем, что сотрудники далеко, руководитель не имеет возможности заглянуть им в глаза и вовремя заметить симптомы выгорания.
  • Чрезмерная изоляция. Человек, даже тотальные интроверты, всё равно социальное существо. Активное дистанционное общение с людьми и переписка в мессенджерах не заменят живого общения, от недостатка которого возникают психологические проблемы. Хороший повод больше общаться с друзьями и близкими или время от времени выбираться в коворкинг или офис.
  • Снижение доверия со стороны ваших клиентов. Клиенту может показаться, что вы вне досягаемости и на вас нельзя рассчитывать. Стоит быть на связи, подчеркнуто доступным для общения; держать в курсе, что и как происходит; вовлекать в процесс. Когда всё происходит удаленно, часто проект оказывается «на периферии», так как клиент и исполнитель по сути никогда не пересекаются, всё происходит с задержкой. Поэтому очень важна вовлеченность и регулярное общение.

Глава 5 про то, какие сотрудники для удаленной работы подходят и как их нанимать

  • Личные качества не безразличны. Удаленные сотрудники не супер-работники, от которых важен только результат. Нужно следить за климатом в коллективе, потому что маленькое недопонимание, которое быстро проясняется при личном контакте, при удаленной работе может быстро вырасти в большой межличностный конфликт.
  • Удаленная работа подразумевает силу воли и ответственность. Не подходят те, кто по разным причинам без «кнута» ничего не может.
  • Так как большая часть общения начинает проходить через текст, важен хороший общий рабочий язык. Каждый сотрудник должен ясно и понятно формулировать свои мысли.
  • Нужно поощрять хобби и различное личностное развитие. Работая удаленно у каждого есть риск потерять часть околорабочей жизни (посиделки с коллегами, совместные обеды, прогулки, и т.п.). Поэтому работодатель иначе должен обеспечивать сотрудникам досуг и разнообразный жизненный опыт. Если же сотрудник ничем, кроме работы не интересуеся, он превращается в робота и затем перегорает.
  • В офисе есть саблазн поддаться стереотипу: он с 9 до 18 в офисе, он приятный в общении парень, наверняка он классный работник. С переходом на удалёнку фокус смещается с людей на саму работу. Невооруженным взглядом видно, кто много делает (хотя возможно и мало говорит), а кто больше болтает.
  • Нюансы найма. Важно умение писать хорошо (ведь часто приходится именно письменно объяснять свою точку зрения). О резюме стоит судить... по сопроводительному письму.
  • Кто реальности выполнил прошлые проекты из резюме? Каков вклад кандидата? Тестовое задание может быть не так полезно, как мини-прект на испытательном сроке.

Глава 6 о том, на что обратить внимание руководителям удалённых сотрудников

  • Регулярно встречаться в оффлайне. Легче работать с теми, с кем виделся, сидел за одним столом, смеялся. Вместе участвовать в отраслевых конференциях и профессиональных мероприятиях. Вместе не только вкалывать, но и веселиться время от времени.
  • Очные встречи становятся особенно ценными, из-за дефицита общения их особенно ждут, предвкушают и проводят с пользой. Сделайте живое общение дефицитом и увидите как его вырастут его ценность и качество.
  • Уже было ранее: настоящая проблема удаленной работы — переработки. Увлеченные люди «перегорает». Грани размываются, сотрудник трудится круглосуточно, так как всегда кто-то онлайн и всегда есть чем заняться.
  • Руководителю следует регулярно 1-на-1 общаться с каждым. Без конкретной цели и рабочей повестки. Поддерживать связь, быть в курсе жизненных событий и дел сотрудника. Способ вовремя почувствовать опасные симптомы (см. Главу 4).
  • Удаленная работа может быть очень эффективной, самоорганизация возможна. Наглядные примеры: продукты с открытым исходным кодом; в некоторые проекты действительно вовлечено очень много людей. Эффективность и самоорганизация достигаются в том числе за счёт того, что вклад каждого открыт, нагляден и может быть оценен каждым.

Глава 7 в помощь самим сотрудникам о том, как сохранить мотивацию и соблюдать баланс

  • Без чётких границ (режима, территориального разделения) жизнь становится бесформенной. Полезна структура, как в расписании, так и в физическом пространстве. Разделять время когда я работаю и когда я не на работе. Физическое пространство дома разделять: выделить рабочее место, может помочь разделить хотя рабочий и домашний компьютеры.
  • Саму деятельность также полезно структурировать: разделять по видам деятельности, сути решаемых задач и потребности вовлечения коллег.
  • Руководителю иметь в виду, что наблюдать и оценивать мотивацию удаленных сотрудников становится сложнее.
  • Переход к удаленной работе — шаг в сторону осознанности и принятия на себя ответственности за свою жизнь. Человек больше не может сказать, что из-за офиса (дороги) он не успевает общаться с семьей и детьми.

Next actions для нашей компании

Наш компания изначально удалённая и распределённая, подтверждаю актуальность всего написанного. Выделил для нас next actions:

  • Подготовить и опубликовать для всех памятку по информационной безопасности.
  • Сделать аналог KnowYourCompany.com на внутреннем вики-ресурсе (у нас Confluence).
  • Обеспечивать минимально-разумное время перекрытия в проектных командах, когда все на связи и работают над общим проектом (а не каждый над своим).
  • Регулярно собираться, чтобы с пользой и весело проводить время. Первый такой сбор всей команды из 3 стран и 5 городов провели в этом апреле.
  • Продумать, как личный вклад каждого (в том числе не только разработчиков) сделать открытым и наглядным?

Ценность удаленной работы

Для меня очень важна возможность удаленной работы. Не только потому, что можно меньше времени проводить в дороге, избегать офисных отвлечений, больше успевать и достигать. Самое главное: удалённая работа позволяет соблюдать баланс между работой, близкими людьми и личными увлечениями. За эту возможность я каждый день благодарен прогрессу и своей профессии. Закончу цитатой из книги: «Если тебя от работы отвлекают похлопыванием по плечу — пусть это лучше будет близкий человек».

Напоследок