Подготовка презентации без PowerPoint

О презентациях написано столько, что писать что-то ещё кажется делом не благодарным. Тем не менее хочется поделиться частью полученного на работе опыта в части подготовки презентаций. В частности сейчас расскажу о том, как я предварительно прорабатываю презентации без PowerPoint, чтобы минимизировать впоследствии время на «делание слайдов». Речь пойдёт о создании презентаций для корпоративного сегмента: приходят люди из разных компаний, как правило из одной отрасли, объединенные схожими задачами и проблемами и мы им презентуем продукт или решение. Методологическое, программное, аппаратное — это уже не суть. Ещё одна предпосылка: предметная область хорошо знакома и в наличии есть много наработок из прошлых проектов. Я много провожу таких корпоративных презентаций: иногда это пресейл (предпродажное общение), иногда это маркетинговый семинар или доклад в рамках какой-либо конференции. Моя задача — заинтересовать аудиторию, чтобы они продолжили с моей компанией уже более предметное общение или чтобы у нас запустился совместный проект. При этом я хочу максимально эффективно использовать время и не «тупить» перед программой по составлению презентаций. Начиная готовить презентацию всегда есть большой соблазн сразу погрузиться в PowerPoint, но нужно сделать над собой усилие и преодолеть это желание. Начиная готовиться к выступлению я сперва задаю себе вопросы и стараюсь на них ответить. Иногда письменно, но часто достаточно даже мысленно сформулировать ответы. Через вопросы я более чётко понимаю задачу презентации и намечаю пути её решения. Правильно сформулировать достаточное количество вопросов мне кажется очень важным. В первую очередь вопросы про аудиторию. К кому я обращаюсь? Что это за компании и чем они занимаются, что за люди, какие у них должности, какой уровень знаний? Знаю ли я конкретных людей из аудитории или может быть у нас есть общие знакомые (люди, компании)? С какими проблемами они сталкиваются? Почему они захотели прийти на мою презентацию (а хотели они вообще)? Вопросы о предмете презентации. Какие продукты я буду показывать, чем они могут быть полезны? Какие истории имеет смысл рассказать? В каких проектах были похожие задачи и что оттуда можно привести в качестве примера? В чём отличие нашего продукта от уже знакомых аудитории решений? Само по себе правильно сформулировать достаточное количество вопросов мне кажется очень важным. А если ещё и найти ответы на них... Следующий шаг тоже очень важен и он опять не про PowerPoint. После вопросов-ответов я беру чистые листы А4. На них я рисую последовательность слайдов: что и как я буду показывать. Область листа пытаюсь сразу разбить на части выступления, которые подсознательно уже наметились пока я разбирался с вопросами. Например: вступление, проблематика, решение, выводы. В каждом блоке я намечаю последовательность прямоугольников и в общих чертах рисую что на каждом слайде будет изображено, рядом с каждым прямоугольником пара слов для основных тезисов или внезапных мыслей, это иногда могут быть просто словосочетания или простые связки 2-3 слов. Не всегда с первого листа всё получается, я перерисовываю или рисую несколько вариантов сценария. Обычно слайдов 20 на листе А4 прорисовать вполне получается. Это применение идей visual thinking, к которым я пришел эмпирическим путём, а сейчас читая The Back of the Napkin узнал, насколько они распространены. Когда цепочка слайдов прорисована, я примерно рассчитываю время на каждую из частей презентации. Универсальной формулы расчёта времени нет, но отталкиваюсь от количества слайдов в блоке и насколько они содержательные, смотрю и адаптирую, чтобы можно было уложиться в общее время доклада. Есть идея ещё прорисовывать на этом же этапе переходы между блоками рассказа и ответвления в стороны для разрядки атмосферы в аудитории.

Подготовка презентации без PowerPoint

Когда презентация прорисована, тогда я уже открываю PowerPoint, составить слайды теперь уже дело техники и требует минимальных затрат времени. Если тема мне знакома, используя созданные ранее наработки и слайды саму презентацию у меня получается набросать достаточно быстро, примерно 40 минут. Конечно, если нужно принципиально новые слайды рисовать то больше. Ещё столько же может уйти на оформление: приведение всех слайдов к общему шаблону, отладка анимации и переходов между слайдами, поиск иллюстрирующих картинок в фото-банках и прочую красоту.

Резюме: как эффективно подготовить хорошую презентацию?

  • задать себе правильные вопросы (об аудитории, её проблемах, и предлагаемых решениях) и сформулировать ответы (всё это можно хотя бы просто мысленно проговорить)
  • нарисовать на бумаге сценарий презентации: последовательность прямоугольников и их примерное содержание и тезисы
  • открыть powerpoint и создать сами слайды по уже готовому сценарию

На выходе прорисованный сценарий, по которому можно готовиться, файл презентации и чёткое понимание, зачем каждый слайд нужен, о чём я этим слайдом буду рассказывать и как. На самом деле часто это примерно 50% полноценного этапа подготовки, ведь остаётся ещё подготовка к самому выступлению, что не менее важно. Но в моём случае этот этап я часто пропускаю, но без ущерба для качества это можно делать только если выступал по этой теме уже много раз и отработаны хорошие навыки выступления и речи. Успехов! Классные презентация рождается в голове, но не в PowerPoint.